В начале формирования самоуправляемой организации актуальны вопросы: что именно мы делаем, как и зачем? Эти вопросы решаются через коллективное обсуждение, а затем фиксируются в концепции проекта.
Если концепция не была определена, это может привести к следующим проблемам:
- Сотрудники по разному представляют себе цель проекта, что приводит к конфликтам и может впоследствии привести к уходу части сотрудников или разделению на несколько организаций;
- Проект вообще не удастся реализовать, т.к. в процессе реализации выясняется, что в организации нет необходимых специалистов, либо у них нет достаточно времени, либо нет необходимых ресурсов/технологий/средств производства;
- Проект удается реализовать, но оказывается, что он никому не нужен. Что также приведет к распаду организации.
Для недопущения этих проблем сотрудникам самоуправляемых организаций рекомендуется еще на ранних этапах проекта сформировать отдельный документ с концепцией проекта. Этот документ можно совместно создавать в онлайн редакторах текста, например, в гугл докс.
Написание концепции позволяет:
- Сформировать системное понимание проекта у всех сотрудников;
- Упростить и ускорить включение новых сотрудников в работу организации;
- Выявить «узкие места» проекта заранее и начать работать над ними.
В этой статье представлена авторская методика формирования концепции проекта, которая сложилась на достаточно большом опыте создания организаций. В нее включены разделы, которые будут необходимы большинству организаций. Тем не менее, эту методику можно изменять под свои задачи, добавлять новые разделы и т.д.
1. Миссия организации
Миссия — это описание желаемого образа будущего, к которому должна привести деятельность организации. Миссия может быть только одна, и это должно быть короткое, но достаточно определенное описание.
Почитать про миссию организации
(Уточнение: здесь и далее будут ссылки на различные «бизнесовые» сайты, т.к. на других сайтах найти нужную информацию сложно. Тем не менее, информация по этим ссылкам актуальна и для общественных/некоммерческих организаций, просто нужно вносить в нее соответствующие коррективы).
Пример миссий:
- «Оперативное реагирование и гражданское содействие в поиске пропавших людей» (отряд «Лиза Алерт»)
- «Организовать информацию в мире и сделать ее всеобще доступной и полезной» (google)
2. Цели организации
Цели — это более конкретные результаты деятельности, достижение которых должно привести к достижению миссии.
Желательно, чтобы это были SMART-цели. Измеримость SMART-целей позволяет сотрудникам организации понимать, что они действительно движутся к достижению миссии организации.
Необходимо при определении целей:
- Указывать только основные цели, достижение которых действительно ведет к достижению миссии. Например, 3-5 основных целей. Не “засорять” список целей побочной активностью, которая на достижение цели не влияет.
- Цели не должны противоречить друг другу или миссии организации
3. Целевая аудитория
Целевая аудитория (сокращённо ЦА) — это группа людей, которая заинтересована в продукте, услуге, создаваемой ценности или другом взаимодействии с вашей организацией.
В этом разделе нужно указать: для кого вы делаете ваш продукт? Что именно они хотят получить? Какие ключевые характеристики этой аудитории вы можете выделить?
Желательно перед началом деятельности обсудить ее с представителями вашей целевой аудитории, чтобы лучше понимать их запрос.
Подробнее про целевую аудиторию
Развитие любой организации связано прежде всего с лучшим изучением целевой аудитории и их потребностей. Чем лучше вы понимаете запрос целевой аудитории и чем лучше вы можете ему соответствовать - тем больше людей выберут взаимодействие именно с вашей организацией.
4. Сценарии взаимодействия
Сценарий — это пошаговое описание как именно ваша целевая аудитория будет достигать своих целей при использовании вашего продукта или взаимодействия с вашей организацией. А также как при этом будут достигаться цели вашей организации. Также эту методику называют «Путь клиента»
Составление сценариев взаимодействия по каждой целевой группе позволяет выявить «пятна», в которых у вас отсутствует правильное взаимодействие, где вы теряете связь с пользователем/потребителем/участником или негативно влияете на его опыт взаимодействия с вами или вашим продуктом.
Например, если вы проводите мероприятия то может быть полезным отправить напоминание о мероприятии за определенный срок и список того, что нужно с собой взять. А если вы выпускаете пищевые полуфабрикаты - полезным будет указать на коробке подробные рецепты его приготовления.
5. Этапы работы
Описание, в какой именно последовательности вы будете действовать и достигать поставленные цели.
Прописывать этапы работы полезно, т.к. обычно для того чтобы приступить к одним задачам - нужно выполнить другие задачи.
Например, прежде чем начать писать код продукта нужно найти программиста. А прежде чем начать продажи продукта нужно создать юрлицо.
Первый этап работы должен включать в себя создание минимальной рабочей версии. Т.е. такой версии, которая позволяет проверить реальную востребованность создаваемого вами продукта/ценности, но при этом требует минимальных затрат.
Хорошая практика - ставить галочки возле тех этапов, которые вы уже прошли. Тогда каждый сотрудник сможет оценить на какой ступени к достижению цели находится сейчас организация.
6. Задачи
Каждый этап включает в себя группы задач, которые должны быть реализованы в нем. Для начала можно писать задачи крупными блоками, а уже потом их конкретизировать.
Выполнение задач должно приводить к достижению целей проекта.
Пока задач мало их можно заводить в том же документе. Но когда задач становится много — понадобится система ведения задач. Существуют бесплатные онлайн системы ведения задач (например, битрикс24). В этих системах можно отмечать статус задачи и последовательность их выполнения (см. также методологию канбан).
Т.к. в самоуправляемой организации высшим управляющим органом является общее собрание — то для реализации коллективного управления особенно важно иметь онлайн систему ведения задач. Т.к. в этом случае все сотрудники смогут видеть какие задачи выполняются и с каким результатом. На основании этой информации коллектив сможет делать выводы и принимать осознанные решения.
6. Роли в организации
Это также очень важный раздел, проработка которого позволяет определить:
- Какие кадры нужны для достижения целей организации;
- Есть ли такие кадры в организации сейчас;
- Какие полномочия и обязанности должны иметь эти роли.
Отметим также, что Роли в самоуправляемой организации нельзя назначать сверху, сотрудник может только сам согласиться выполнять какую-либо Роль.
7. Ресурсы
Какие ресурсы (сырье, средства производства, имущество и т.д.) потребуются вам для реализации проекта? Сколько они стоят? Как вы их получите? Необходимо зафиксировать все это заранее.
Выводы
Таким образом, формирование концепции создает системное понимание деятельности организации у всех его участников:
- Для достижения какого образа будущего мы трудимся и достижение каких конкретно целей приведут нас к этому состоянию?
- Кто наша целевая аудитория (потребители, сторонники и т.п.) для которых мы делаем этот проект? Что они хотят?
- Как именно целевые группы будут взаимодействовать с нашим продуктом?
- Какие именно задачи и в какой последовательности нам нужно выполнить, чтобы достичь целей проекта?
- Какие ресурсы и специалисты нужны для решения этих задач?
Также стоит уточнить, что концепция - это не какие-то неизменные скрижали. Наоборот, по мере развития организации, изучения предметной области, изучения целевой аудитории - появляются новые данные, которые стоит вносить в концепцию и корректировать ее.